8 snadných kroků k úspěšné implementaci CMMS ve vaší organizaci

Počítačový systém řízení údržby nebo CMMS je dlouhý proces, který vyžaduje značné investice. To je důvod, proč společnosti jsou obezřetné uvažovat o tom na prvním místě. Přidejte k tomu studii Oxfordská univerzita a McKinsey uvádí, že softwarový projekt má v průměru 66% překročení nákladů a 33% překročení plánu. Přesněji řečeno, asi 70 % všech implementací podnikových systémů pro správu aktiv a softwaru CMMS selže. Důvody: nesprávně nainstalované systémy, nedostatečné proškolení zaměstnanců a nedostatečná podpora ze strany dodavatele.

Abychom se těmto nástrahám vyhnuli, je nutné mít robustní plán implementace CMMS. Abychom vám pomohli začít, připravili jsme 8 jednoduchých kroků, kterými se můžete řídit:

Obsah

• 1) Závazek vedení
• 2) Plánování projektu
• 3) Připravte zaměstnance
• 4) Školit zaměstnance
• 5) Shromážděte data
• 6) Zadejte data
• 7) Zprávy a analýzy
• 8) Zlepšení provozu
• Úspěch je jen pár kroků daleko

1) Závazek vedení

Stejně jako u jakékoli jiné softwarové implementace musí závazek pocházet shora dolů. Pro úspěšné nasazení řešení CMMS je třeba, aby se vedení zavázalo a řídilo jejich očekávání. Vzhledem k tomu, že CMMS není kouzelná hůlka, která poskytuje okamžité výsledky, je zásadní jasně komunikovat cíle, přistupovat k datům CMMS v reálném čase, která jsou potřebná pro zobrazení výsledků a výnosů, a další relevantní informace zúčastněným stranám.

2) Plánování projektu

S vedením na palubě je čas konzultovat se všemi, kdo se budou podílet na nasazení, aby vytvořili plán projektu. Toto řešení správy by mělo být co nejpodrobnější a mělo by mít časovou osu od šesti měsíců do více než jednoho roku. Měl by obsahovat důležitá data spolu se všemi milníky, jako je identifikace potřeb přizpůsobení, zadávání a čištění dat, dokončení školení uživatelů a provádění auditů CMMS. Projektový plán by měl mít jasné, dosažitelné cíle a všichni zúčastnění by se na nich měli dohodnout, aby se předešlo nejednoznačnosti později a zvýšila se odpovědnost.

3) Připravte zaměstnance

Nestačí zapojit pouze vedení; musíte také připravit své zaměstnance, kteří budou zapojeni do procesu, jako je IT oddělení. Nepředpokládejte, že všichni zaměstnanci nový software uvítají, protože lidé jsou buď odolní vůči změnám, nebo mají pocit, že je technologie nahradí. Zajistěte, aby tým údržby měl mobilní zařízení, která mohou používat ke sledování činností údržby pomocí mobilní aplikace. Proto je velmi důležité odstranit všechna tato nedorozumění a vzdělávat lidi pomocí materiálů pro čtení a setkání s otázkami a odpověďmi. Komunikace o výhodách CMMS pomůže plnému přijetí technologie a zabrání zbytečným problémům, které se mohou později objevit.

4) Školit zaměstnance

Při vytváření plánu projektu do něj nezapomeňte zahrnout školení. Po všem, software CMMS je propracovaná aplikace, která vyžaduje školení pro každého, kdo systém používá. Poskytněte školení co největšímu počtu lidí, aby si mohli vzájemně pomáhat při běžné práci a zároveň proškolili pár lidí na všechny aspekty systému a jeho administrace. Zahrňte také školení po dobu nejméně šesti měsíců po spuštění, protože uživatelům umožní hledat řešení problémů, kterým čelí při používání systému. Využijte proto své investice do cloudového CMMS na maximum tím, že všem uživatelům poskytnete dostatek školení.

5) Shromážděte data

Jedním z nejčastějších důvodů selhání implementace CMMS je nedostatečné shromáždění požadovaných a použitelných dat, která budou zaměstnanci do systému vkládat. Proto je efektivní shromažďování údajů o údržbě důležité a vyžaduje až 12 měsíců odhodlání zaměstnanců. Bez ohledu na vaši historii dat musí být čistá pro rychlejší nasazení CMMS. Pomoci vám s přípravou a následným importem dat je oblast, kde může váš dodavatel CMMS nabídnout další hodnotu. Než se zavážete k datu uvedení do provozu, pochopte potřeby svého nového systému a plně sdělte požadavky na import dat.

6) Zadejte data

Jakmile máte plán, dokončete systém a shromáždíte data, je čas rozhodnout o nejlepší možné metodě zadávání dat do nové aplikace CMMS. Identifikujte zdroje, interní nebo externí dodavatele, náhradní díly, kteří budou za tuto práci zodpovědní. Budete také muset určit nejlepší způsob zadávání dat, které bude CMMS spravovat. Potřebujete administrativního asistenta nebo by měli technici údržby zadávat údaje sami? Získejte odpovědi na všechny tyto otázky, abyste určili nejlepší způsob, jak dokončit tento mamutí jednorázový úkol.

7) Zprávy a analýzy

Vytvořte čtyři až pět použitelných sestav, které budou denně analyzovány. Tyto zprávy budou zásadní pro všechna vaše rozhodnutí v rámci vašeho manažerského programu. Před nastavením systémů určete, k čemu vám to bude, a poté podle toho vytvořte sestavy. Tyto zprávy by vám měly pomoci porozumět krátkodobým a dlouhodobým trendům v udržování provozu.

8) Zlepšení provozu

Když implementujete CMMS, podívejte se za jeho hlavní schopnost vést záznamy o majetku a jeho částech. Využijte širokou škálu funkcí software pro řízení údržby podívat se na velké objemy sledovatelných dat. Nastavení prediktivní údržby nebo strategie preventivní údržby pro zlepšení. Tato data lze analyzovat za účelem dalšího zlepšení vašich stávajících operací údržby poskytnutím užitečných trendů, které lze dále využít k přijímání nápravných opatření.

Úspěch je jen pár kroků daleko

CMMS představuje obrovské náklady pro každou organizaci, která zvažuje jeho implementaci. Proto je nutné jej nasadit hned na první pokus. Našich osm jednoduchých a snadných kroků vám může pomoci připravit dobře promyšlený plán implementace CMMS a pomoci vám být na cestě k úspěchu.